Stěhování kanceláře v Praze: checklist pro firmy

Stěhování kanceláře se liší od bytového ve dvou věcech: sázka je vyšší (ztracený pracovní den stojí desítky tisíc Kč) a odpovědnost širší (dokumenty, servery, důvěrná data). Dobrá zpráva — dá se to řídit, pokud plánujete dopředu.

2 měsíce před stěhováním

• Stanovte datum. Nejlepší varianty — pátek večer + víkend, aby pondělí začalo na novém místě. Nebo státní svátky.
• Určete koordinátora stěhování uvnitř firmy. Nemusí to být CEO — spíš office manager nebo HR.
• Získejte plán nové kanceláře. Podle něj připravte plán rozsazení a rozdělte techniku na pracovní místa.
• Sdělte zaměstnancům datum a plán. Všichni musí mít dost času na osobní balení svého stolu.

1 měsíc před

1. 1Objednejte stěhovací službu. Kancelářské stěhování — to je vždy minimálně 3–4 stěhováci a velká dodávka, někdy i několik vozů.
2. 2Aktualizujte adresu v ARES, na webu, v Google Business, v podpisech mailů zaměstnanců.
3. 3Informujte klíčové klienty a dodavatele o změně adresy.
4. 4Domluvte se s IT — kdo má na starosti demontáž serverů, routerů, telefonie, a kdo nastavuje na novém místě.

2 týdny před

• Rozdejte zaměstnancům krabice a pokyny k balení osobních věcí.
• Archivujte papírové dokumenty podle kategorií. Co není potřeba — do skartovačky.
• Udělejte inventuru techniky: notebooky, monitory, tiskárny. Se sériovými čísly — bude se to hodit pro pojistku.
• Informujte ochranku/recepci v obou budovách o datu a času stěhování.

1 týden před

1. 1Udělejte zálohy všech serverů a pracovních notebooků. Bez výjimky. Je to pojistka pro případ poškození techniky při stěhování.
2. 2Označte VŠECHNY kabely fixem nebo etiketami. Na novém místě půjde montáž třikrát rychleji.
3. 3Připravte „kancelář prvního dne“: na novém místě musí fungovat minimálně 3–5 pracovních míst v prvních hodinách — pro ty, kdo musí vyrazit v pondělí ráno.
4. 4Ujistěte se, že v nové kanceláři vše funguje: elektřina, internet, světlo, topení.

Den stěhování

Koordinátor musí být na starém místě při nakládce a na novém — při vykládce. Pokud se to nevejde do jedné osoby, delegujte.

• Křehkou techniku (monitory, servery) — upevňujeme popruhy v autě.
• Papírové dokumenty — v popsaných krabicích, podle oddělení.
• Důvěrné dokumenty — samostatná krabice, zapečetěná, ve spolehlivých rukou.
• Na novém místě hned rozdělíme krabice do místností/oddělení. Zaměstnanci si pak rozbalují svoje sami.

V pondělí

1. 1Zkontrolujte funkčnost veškeré techniky v prvních 30 minutách. Co nefunguje — hned na IT.
2. 2Projděte kancelář s koordinátorem: je vše na svých místech, nejsou někde škody.
3. 3Udělejte krátkou poradu týmu: kde je zasedačka, kávovar, tiskárna. Sníží to 80 % drobných dotazů v první den.

Co odlišuje dobrou firmu na kancelářské stěhování

• Udělají prohlídku obou prostor.
• Sami nabídnou materiály a balení techniky do fólie.
• Pracují 24/7 — protože kancelář se obvykle stěhuje v noci nebo o víkendu.
• Mají pojištění s krytím minimálně 500 000 Kč pro případ škod.
• Podepisují smlouvu a vydávají oficiální fakturu.

Pokud plánujete kancelářské stěhování v Praze — zavolejte nebo napište. Uděláme prohlídku pro odhad, dojednáme kalkulaci, v případě potřeby podepíšeme NDA. Většinu kanceláří od 10 lidí stěhujeme za jednu noc — v pondělí zaměstnanci pracují jako obvykle.