Переезд офиса в Праге: чек-лист для бизнеса

Переезд офиса отличается от квартирного двумя вещами: ставка выше (потерянный день работы стоит десятки тысяч крон) и ответственность шире (документы, серверы, конфиденциальные данные). Хорошая новость — этим можно управлять, если планировать заранее.

За 2 месяца до переезда

• Определите дату. Лучшие варианты — пятница вечер + выходные, чтобы понедельник начать на новом месте. Или государственные праздники.
• Назначьте координатора переезда внутри компании. Это не должен быть CEO — лучше офис-менеджер или HR.
• Получите план нового офиса. По нему сделайте план рассадки и распределите технику по рабочим местам.
• Сообщите сотрудникам дату и план. У всех должно быть достаточно времени на личную упаковку рабочего стола.

За 1 месяц

1. 1Закажите услуги переезда. Офисный переезд — это всегда минимум 3–4 грузчика и большой фургон, а иногда и несколько машин.
2. 2Обновите адрес в ARES, на сайте, в Google Business, в подписях писем сотрудников.
3. 3Уведомите ключевых клиентов и поставщиков о смене адреса.
4. 4Договоритесь с IT — кто отвечает за демонтаж серверов, маршрутизаторов, телефонии, и кто настраивает на новом месте.

За 2 недели

• Раздайте сотрудникам коробки и инструкции по упаковке личных вещей.
• Архивируйте бумажные документы по категориям. Ненужное — на шреддер.
• Сделайте инвентаризацию оборудования: ноутбуки, мониторы, принтеры. С серийными номерами — это пригодится для страховки.
• Уведомите охрану/консьержа в обоих зданиях о дате и времени переезда.

За неделю

1. 1Сделайте резервные копии всех серверов и рабочих ноутбуков. Без исключений. Это страховка на случай повреждения техники при переезде.
2. 2Подпишите ВСЕ кабели маркером или этикетками. На новом месте сборка пойдёт в три раза быстрее.
3. 3Подготовьте «офис первого дня»: на новом месте должны заработать минимум 3–5 рабочих мест в первые часы — для тех, кто обязан выйти в понедельник утром.
4. 4Убедитесь, что в новом офисе всё в порядке: электричество, интернет, освещение, отопление.

День переезда

Координатор должен быть на старом месте при погрузке и на новом — при разгрузке. Если оба не помещаются в одного человека, делегируйте.

• Хрупкое оборудование (мониторы, серверы) — фиксируется ремнями в кузове.
• Бумажные документы — в подписанных коробках, по отделам.
• Конфиденциальные документы — отдельная коробка, опечатанная, в надёжных руках.
• На новом месте сразу распределяете коробки по комнатам/отделам. Сотрудники потом разбирают свою упаковку сами.

В понедельник

1. 1Проверьте работу всей техники в первые 30 минут. Что не работает — сразу к IT.
2. 2Сделайте обход офиса с координатором: всё ли на местах, нет ли повреждений.
3. 3Сделайте короткую встречу команды: где переговорка, где кофемашина, где принтер. Снижает 80% мелких вопросов в первый день.

Что отличает хорошую компанию для офисного переезда

• Делают предварительный осмотр обоих помещений.
• Предлагают сами материалы и упаковку техники в плёнку.
• Работают 24/7 — потому что офис обычно переезжает ночью или в выходные.
• Имеют страховку с покрытием минимум 500 000 Kč на случай повреждений.
• Подписывают договор и дают официальную фактуру.

Если планируете офисный переезд в Праге — позвоните или напишите. Сделаем выезд для оценки, согласуем смету, при необходимости подпишем NDA. Большинство офисов от 10 человек переезжают у нас за одну ночь — в понедельник сотрудники работают как обычно.